Hoe verloopt een B2B e‑commerce project van intake tot livegang?
We bouwen geen platform van nul: je start op een bewezen basis en daarbovenop configureren we de modules die jouw bedrijf nodig heeft. Hieronder lees je hoe zo’n traject verloopt — de zeven fasen, de doorlooptijd, wie er bij jou aan tafel schuift, welke data we nodig hebben en welke risico’s we vooraf op tafel leggen.
De zeven fasen van een B2B e-commerce project
Een Unleash Commerce-project verloopt in zeven fasen. Het uitgangspunt: we bouwen geen platform van nul, maar zetten een bestaande, bewezen basis op — de core — en configureren daarbovenop de modules die jouw bedrijf nodig heeft.
Wat een Unleash Commerce-traject onderscheidt: in de meeste projecten zit ook het ERP bij ons. Dynamate, het bedrijf achter het Unleash Commerce platform, doet webontwikkeling in Gent en Business Central in Passendale. Portaal en ERP worden dus door hetzelfde huis geleverd: één aanspreekpunt, geen partijen die op elkaar wachten, en een koppeling die intern afgestemd wordt in plaats van via een externe partner.
| Fase | Wat er gebeurt |
|---|---|
| 1. Intake en scoping | We brengen samen de wensen in kaart en bepalen welke modules en koppelingen nodig zijn, en wat maatwerk wordt. |
| 2. Analyse | Deze fase omvat de functionele scope, de veldenmapping met het ERP, de prijs- en kortingslogica en het vastleggen van de definitieve planning en prijs. Ze wordt uitgevoerd door de web- en ERP-experts van Unleash Commerce. |
| 3. Design en configuratie | De look-and-feel binnen de bestaande basis, de gebruikersrollen, klantsegmenten en prijsregels bepalen we opnieuw samen. |
| 4. Development en koppelingen | Onze developers zetten de modules op, bouwen en testen de koppelingen en sluiten indien nodig ook een PIM-systeem aan. |
| 5. Data en content | Aan jullie om nu de product-, klant- en prijsdata in te vullen, en om foto’s, fiches en teksten toe te voegen. Wij ondersteunen waar nodig. |
| 6. Test- en feedbackfase | Langs beide kanten testen we er op los, met echte scenario’s — bij voorkeur samen met een handvol eigen kopers als testgroep — waarna ons team eventuele problemen oplost. |
| 7. Livegang en nazorg | Tijd voor de livegang, de opleiding van medewerkers en een periode van nauwe opvolging. |
Na de livegang stopt het niet: de Core-module dekt hosting, monitoring en onderhoud, en modules kunnen later worden bijgezet zonder herbouw. Klanten starten vaak met een webshop en de administratie, en voegen na een jaar bijvoorbeeld retours, een marketingbibliotheek of een PIM toe.
Hoe lang duurt de opzet en implementatie van een B2B e-commerce platform?
Reken op één tot drie maanden van analyse tot livegang voor een gemiddeld project: Core, webshop en administratie, gekoppeld aan Business Central.
Zwaardere trajecten lopen tot een half jaar. Wat het verschil maakt, is zelden de webshop zelf, maar:
- de integraties — een ander ERP dan Business Central of een koppeling met een extern systeem (koerier, marktplaats, ander betaalplatform) vraagt een maatwerkkoppeling, en dat bepaalt de planning;
- wat de API van dat systeem effectief kan leveren — niet elk systeem geeft zomaar alle velden en logica vrij die een B2B-portaal nodig heeft;
- de staat van de productdata — hoe meer verspreid of onvolledig die is, hoe langer de voorbereiding duurt;
- het aantal talen, landen en prijsstructuren van het portaal.
Omdat we op een bestaande basis bouwen én in de meeste projecten ook het ERP in eigen huis hebben, gaat de tijd naar het bouwen van een platform op maat voor jouw bedrijf, niet naar coördinatie tussen externe leveranciers. Meer over wat de doorlooptijd van een B2B-webshop bepaalt, lees je in onze FAQ.
Welke interne medewerkers zijn betrokken bij de opzet van een B2B webshop?
Een B2B-portaal raakt vier of vijf afdelingen tegelijk. Dit zijn de rollen die langs jullie kant best mee aan tafel schuiven:
| Wie | Rol | Frequentie of fase |
|---|---|---|
| Projecteigenaar of sponsor | Eén beslisser met mandaat: keuzes maken, prioriteiten stellen en intern doordrukken. | Wekelijks overleg, plus beslismomenten |
| Sales of accountmanagement | Kent de klantprijzen, kortingsafspraken en de manier waarop vertegenwoordigers werken. | Bij de analyse en de feedbackronde |
| Marketing | Productdata, foto’s, fiches, teksten en talen. | Doorheen het traject, met het zwaartepunt vóór de livegang |
| Customer service | Zijn de eerste gebruikers en kennen de vragen die klanten stellen. | In de feedback- en opleidingsfase |
| Logistiek | Levering, verpakkingseenheden, retours en garanties. | Bij de analysefase en de retourmodule |
| IT- of ERP-verantwoordelijke | Enkel als het ERP niet bij ons zit: toegang, velden en testomgeving. | Voornamelijk tijdens de analyse- en bouwfase |
Die laatste rij is bij de meeste projecten geen zorg: werk je met Business Central via Dynamate, dan zit de ERP-kant in ons eigen team in Passendale. Je hoeft dan geen IT-capaciteit vrij te maken in dit hele proces.
Wat het meest bepaalt of een project vlot loopt, is niet het aantal betrokkenen, maar de aanwezigheid van één duidelijke projecteigenaar met beslissingsrecht en de flexibiliteit om de next steps af te stemmen en het nodige aan te leveren.
Welke data heb je nodig om de B2B-shop volledig te krijgen?
Een B2B-portaal is maar zo goed als de data erachter. Dit is wat we nodig hebben — grotendeels rechtstreeks uit het ERP, dus zonder dubbel werk:
Uit het ERP (realtime, via de koppeling)
- Klantenbestand: debiteurennummers, adressen, contactpersonen en betaalvoorwaarden
- Prijsafspraken per klant: klantspecifieke prijzen, staffels, kortingsgroepen en promoties
- Artikelbestand: artikelnummers, EAN’s, eenheden en verpakkingseenheden, btw en stock
- Documenten: facturen, orders, back-orders en zendnota’s
Productdata en media (uit het ERP, een PIM of van marketing)
- Beschrijvingen, technische specificaties, varianten en talen
- Foto’s, video’s, technische fiches, certificaten en brochures
Afspraken en regels
- Wie mag wat zien en doen: gebruikers en rollen per klantaccount
- Leverings- en verzendregels, en minimum ordergroottes
- Retour- en garantieredenen, en de goedkeuringsflow
De belangrijkste vraag in de analysefase is niet óf die data bestaat, maar of ze via de API van het ERP ook effectief te ontsluiten is, in de vorm die een portaal nodig heeft. Dat toetsen we vroeg af, en het is precies het punt waarop een eigen ERP-team het verschil maakt.
Voor organisaties met veel artikelen, varianten of talen zetten we een PIM in (Plytix), zodat productdata één centrale bron krijgt in plaats van naast elkaar te leven in het ERP, in Excel-bestanden en in brochures.
Welke risico’s zijn er bij de opzet van een B2B e-commerce portaal?
Twee risico’s komen in bijna elk B2B-project terug. We benoemen ze bewust vooraf, want ze zijn controleerbaar zodra ze op tafel liggen.
| Risico | Hoe het zich uit | Hoe we het beheersen |
|---|---|---|
| De API levert niet de gewenste data | De koppeling werkt niet correct, of de koppeling werkt wel maar het ERP geeft een veld niet vrij, levert de prijs- of kortingslogica niet mee, of geeft data in een vorm die een portaal niet kan gebruiken. | We toetsen de velden en de prijslogica af in de analysefase, vóór er gebouwd wordt. In de meeste projecten zit het ERP bij ons eigen team, waardoor we dat aan de bron kunnen oplossen in plaats van er later tegenaan te lopen. |
| Scope die groeit | Tijdens de bouw komen er extra wensen bij, of er duikt onvoorzien maatwerk op. | De analysefase legt de scope vast. Extra wensen worden apart geschat, duidelijk gecommuniceerd en ingepland. |
Naast de technische aspecten is ook de adoptie van het platform van groot belang. Een portaal levert pas op wanneer de eigen kopers en vertegenwoordigers het effectief gebruiken. Daarom horen opleiding en een testgroep van echte klanten bij het traject, en niet erna.
Hoe bereid je een ERP voor op de bouw van een B2B-shop?
In de meeste Unleash Commerce-projecten hoef je als klant in principe weinig voorbereidend werk te doen. Werk je met Business Central via Dynamate, dan zit de ERP-kant in ons eigen team in Passendale. De voorbereiding is dan onze taak, niet de jouwe.
Wat er wél moet gebeuren, in elk project:
- Aftoetsen wat de API kan leveren. Welke velden, welke prijs- en kortingslogica, welke documenten? Dat is het echte werk van de analysefase, en het bepaalt wat het portaal kan doen.
- Een testomgeving met representatieve data. Niet met drie proefartikelen, maar met echte klanten, echte prijsafspraken en echte artikelen.
- De prijs- en kortingslogica vastleggen. Klantspecifieke prijzen, staffels, kortingsgroepen en promoties: zit dat in het ERP en is het ontsloten, dan is het te koppelen. Zit het in Excel of in iemands hoofd, dan is dat het eerste werk.
- De data opkuisen. Dubbele klantfiches, artikelen zonder EAN of foto, ontbrekende verpakkingseenheden en lege taalvelden komen in een portaal onvermijdelijk zichtbaar naar boven.
- Afspreken wat de bron van waarheid is. Wat komt uit het ERP, wat uit een PIM, en wat wordt in het portaal beheerd? Dat vastleggen voorkomt de meeste discussies achteraf.
Zit het ERP bij een andere partij dan Dynamate, dan komt daar één stap bij: een aanspreekpunt met vrijgemaakte tijd en budget aan die kant. Zonder dat staat de koppeling stil, en dat heeft impact op de deadlines.
Unleash the full potential of B2B
Sterke B2B-groei vraagt meer dan losse tools en manuele processen. Unleash Commerce brengt klantportaal, self-service en ERP-gedreven efficiëntie samen in één digitale omgeving die klaar is voor vandaag én morgen.